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Les facettes de la formation à distance |
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Conduite d'un projet de formation à distance dans le contexte universitaire |
Concevoir une formation est toujours un acte complexe, mobilisant plusieurs acteurs d’origines diverses, intégrant de multiples dimensions (contenu, organisation, communication, modèle financier, etc. ) qui doivent se mettre en place dans un temps déterminé et souvent restreint pour conduire à la réalisation d’un dispositif finalisé et opérationnel au premier jour de la formation. Ce contexte devrait conduire les acteurs à déployer une méthodologie globale qui garantit le succès et l’efficience de la formation.
Dans le cadre de la formation à distance, ces éléments sont également présents et se trouvent complexifiés de part l’intégration de nouveaux modes de fonctionnement (tutorat) de nouveaux acteurs (services de productions multimédia) et de nouveaux services (plateformes techniques).
Par ailleurs, les enjeux financiers y sont souvent plus importants que pour le présentiel et nécessitent par là une exigence plus en termes de gestion des moyens et des couts.
Enfin la distance rendant plus délicats les réajustements exercées pendant la mise en œuvre, il est nécessaire de disposer de tous les éléments nécessaires dès le démarrage et donc de programmer avec une extrême vigilance le calendrier de leurs réalisations.
Aussi plus qu’ailleurs il apparait nécessaire de penser la réalisation d’une formation en ligne en mode projet c’est à dire en se fixant clairement l’objectif à réaliser dans un délai donné, par des acteurs variés, dans un contexte précis, avec des moyens humains, matériels et financiers définis et de s’armer de la méthodologie associée pour gérer les trois types de contraintes caractéristiques d’un projet : les délais, les coûts et la qualité. Les contraintes peuvent faire apparaitre des risques ; c’est pourquoi on cherche à les éliminer via une démarche d’analyse et de planification.
Suivre une méthodologie de projet permettra au porteur :
Les projets de formation à distance (FAD) ont pour spécificité d’être complexes à gérer car :
Le travail en mode projet permet d’anticiper les risques et de mettre en place de façon préventive les actions permettant de les contrôler. On peut identifier au moins trois types de risques à traiter pour garantir l’aboutissement du projet :
Il est également nécessaire de porter une attention particulière aux aspects juridiques (droits d’auteurs) et financiers (modèle de rémunération des enseignants pour les cours et le tutorat) qui auront à terme une influence importante sur la pérennité de la formation.
L’établissement porteur du projet a donc la nécessité de cerner cet environnement pour être capable de tirer le bénéfice optimal des moyens engagés et mener à bien son projet. Une phase d’analyse amont du projet permettra de construire les dispositifs les mieux adaptés aux objectifs initiaux et garantit une (relative) assurance vis-à-vis de l’investissement réalisé.
Il s’agit de la naissance du projet et de son expression par le porteur. Les projets d‘ouverture de formation à distance demandent un portage politique fort, du fait des changements organisationnels et pédagogiques qu’ils supposent. Une identification préalable de l’opportunité du développement du projet, des enjeux auxquels il répond et du contexte opératoire, permettra de mieux rendre compte des opportunités et des faiblesses du projet et d’anticiper au plus tôt, de façon concertée, les moyens, les actions et les arbitrages nécessaires à son bon déroulement.
A l’issue de cette phase, le porteur doit pouvoir cerner l’environnement du projet et disposer d’un accord formel ou informel pour analyser plus finement les moyens nécessaires à son développement.
On recommande aux porteurs de projet d’entamer ensuite une phase d’analyse approfondie visant à clarifier les objectifs et les contours du projet de formation.
Cette phase d’analyse consiste donc à formaliser la problématique, les objectifs, les contenus de formation, les caractéristiques du public cible, le positionnement dans l’offre nationale ou internationale, ainsi qu’à formaliser les rôles de chaque acteur susceptible d’intervenir à un moment ou à un autre de la conception. Cette analyse permettra d’identifier les contraintes (économiques, temporelles,..) et à tenter d’anticiper les difficultés pressenties.
Dans le cas des FAD, la cohérence du dispositif prend naissance dans cette stratégie commune et partagée. Cette coordination nécessite cependant d’anticiper l’adhésion des acteurs concernés et de mettre en place des formations adaptées et ciblées auprès des futurs accompagnateurs (enseignants, administratifs, etc.)
Ces éléments se formalisent par une « Note de clarification » ou de « Note de cadrage » répondant aux questions suivantes :
Origine et contexte de la demande de formation
Qui est à l’origine de la demande de formation ? Est-elle externe ou interne à l’établissement ? À quels besoins ou attentes répond la création de cette formation à distance ? Comment et par qui le besoin de formation a-t-il été identifié et exprimé (par les apprenants, les enseignants, les entreprises) ? Existe-t-il des indicateurs ou faut-il organiser un recueil d’information ?
Quel est le contexte de la demande en formation ? Quel est le contexte local, national, international ? Dans quelle temporalité s’inscrit-t-elle (urgence ou non, court terme ou long terme) ? Quelles sont les caractéristiques métiers ou disciplinaires ?
Objectifs de la formation
Quels sont les objectifs généraux de la formation ? A quelles problématiques doit-elle répondre ? Quelles sont les compétences visées ? Quels contenus sont prévus ? Quels sont les pré-requis nécessaires pour pouvoir accéder à cette formation ?
Quels sont les objectifs quantitatifs associés en terme de nombre d ‘étudiants visés à court, moyen et long terme ?
Les caractéristiques du public ciblé
Quel est le profil des apprenants visés par cette formation ? Quelles sont leurs caractéristiques socio-économiques et culturelles, (par exemple : travaillent-ils ? Quel est leur domaine et niveau d’emploi ? Quelle langue parlent-ils ? Où habitent-ils ? Quel âge ont-ils ? Quel est leur genre ? Sont-ils en formation initiale et/ou continue ?) Quel niveau informatique ont-ils ?
Analyse de l'existant pour la mise en place de la formation
Existe-t-il déjà des technologies, des ressources, des services, des compétences qui peuvent être réutilisés dans le nouveau dispositif ?
Exemples : services numériques (plateforme d’apprentissage, outils de communication et de collaboration interne) ; service TICE, service audiovisuel, administrateur de la plateforme, Webmestre, ingénieur pédagogique, graphiste, développeur, service d’assistance informatique, services de scolarité et d’examens etc. ; procédures et serveurs d’inscriptions.
Identification des contraintes institutionnelles
Quelles sont les contraintes financières, humaines, politiques et matérielles de l’institution qui peuvent influer sur la mise en place du dispositif ? Quels sont les points qui risquent de bloquer le projet ?
Quelles actions préventives ou correctives peut-on envisager ?
Organisation et planification du projet / Le calendrier général du projet
Quelles sont les différentes phases du projet jusqu’à la l’ouverture effective auprès des apprenants ?
Lister les grandes étapes du projet de manière chronologique et leur attribuer un intervalle de temps.Exemples de grandes phases du projet :
- Début et fin du projet :
- Validation par les instances :
- Lancement de la communication sur l’offre de formation :
- Début du plan de formation (sur les outils, le tutorat à distance, la conduite du changement) :
- Réalisation des supports de communications pour les formateurs et tuteurs ainsi que pour les apprenants :
- Début et fin de la conception des ressources :
- Début des cours à distance :
- Traitement des dossiers de candidatures : Par qui ?
- Début et Clôture des inscriptions :
- Les périodes contraintes (dates de vacances) :
- Les périodes de disponibilité des ressources :
Plan de communication envisagé pour le lancement du dispositif
Comment faire connaître ce dispositif ? Quels sont les relais pour la communication sur l'offre de formation déployée ? Quels moyens sont affectés ?
Les acteurs liés à la réalisation du projet et à sa mise en œuvre
Identifier les acteurs et les compétences concernées par le projet. Les a-t-on recensés de manière exhaustive ? Identifier les personnes en charge :
- du Pilotage
- de la Réalisation
- de la Mise en œuvre
Comptabiliser alors en nombre d’heures ou équivalent temps plein les ressources nécessaires.
Le budget du projet
Une fois définis les moyens humains, matériels et financiers mobilisés pour ce projet et sa mise en œuvre il est nécessaire de définir le budget prévisionnel qui sera essentiellement constitué par le temps de travail en heures des différents acteurs (chef projet, concepteur, réalisateur, tuteur) dont on calcule le coût. Il peut être nécessaire d’y associer les frais de fonctionnement (déplacements par exemple), matériels (pour l’achat de serveurs, de licences informatiques,..) et de prestations lorsqu’une part d’externalisation de la conception est requise (par exemple pour la communication ou les demandes de productions particulières).
L’organisation de l’équipe projet
Établir une organisation claire, connue et acceptée de toute l’équipe projet :
- Définir les rôles de chacun (chef de projet, comité de pilotage, référent politique, technique, pédagogique, administratif),
- Lister et répartir les tâches,
- Évaluer le temps et la charge de travail de chacun, même de façon approximative,
- Définir un mode de fonctionnement de l’équipe : périodicité des réunions, outils, circuits de communication,
- Définir des objectifs et des points de vérification et de validation.
Au terme de cette analyse, il est recommandé de formaliser ces éléments et de les présenter aux instances de gouvernances pour une validation de la part de toutes les parties concernées (instances pédagogiques, financières, administratives, ..). Cette présentation permettra d’intégrer le projet à la politique de l’établissement et d’engager une négociation sur les moyens qui peuvent être dégagés. La synthèse réalisée devra servir ultérieurement de cadre de référence pour confronter les réalisations effectives aux objectifs initiaux du projet.
Cette phase vise à définir les modalités générales du dispositif qui s’appliqueront à l’ensemble des unités d’enseignement. Il s’agira de définir les approches pédagogiques générales qui sont questionnés puis de mettre en place les processus de conception nécessaire à la réalisation des objets de formation.
Pour ce faire, le porteur devra questionner l’intégralité des composants nécessaires au fonctionnement de la formation en y intégrant l’environnement d’apprentissage proposé aux étudiants (environnement pédagogique, technique, organisationnel).
Cette phase de conception doit aboutir à la production d’un cahier des charges de la formation qui formalise le scénario global du dispositif et les grands choix pédagogiques, techniques qui l’orientent. Notons que ces choix sont faits en fonction de l’analyse des contraintes temporelles, économiques et qualitatives réalisée en amont.
Définition des modalités d’organisation générales de la formation en fonction de la stratégie pédagogique globale
Comment va s’organiser la formation dans le temps et dans l’espace : tout à distance, mixte (quels modules à distance ?), parcours individualisé ou de masse ? Quelle progression pédagogique dans le parcours ?
Durée et fréquence des sessions synchrones (classes virtuelles et regroupements), durée nécessaire d’apprentissage en asynchrone et types d’exercices à réaliser suivant la ou les stratégiespédagogiques choisies (expositive, apprentissage par problèmes, co-construction…).
Types d’accompagnements proposés (technique, pédagogique, administratif), Modalités d’évaluation, méthodologie de travail.
Types de ressources et d’activités proposées (cours, exercices, glossaire, bibliographie) ; Types de formats envisagés (vidéos, audio, texte).
Types d’outils utilisés pour :
Analyse des contraintes découlant des choix pédagogiques et techniques
Les ressources choisies pour la formation posent-elles des problèmes juridiques (ex : réutilisation de contenus, propriété des contenus, droit à l’image, image sous droit d’auteur etc.) ?
Quelles contraintes économiques pèsent sur le financement des ressources ? de l’accompagnement ? (ex : coût de la licence informatique, barème de rémunération FAD élevé ou n’existant pas ; nécessité de mutualisation des contenus ; tarif élevé de la formation pour l’étudiant).
Faut-il réajuster les choix techniques ou pédagogiques effectués au regard de ces contraintes et des limites qu’elles imposent ?
Définition des formations et des documents de communication nécessaires
La scénarisation peut être associée aux principes de l’ingénierie pédagogique dans lesquels les notions de spatialisation et de temporalité des activités prennent une place importante et nouvelle dans les critères d’élaboration entraînant l’éclatement des différentes composantes d’une séquence pédagogique (temps, lieu, action).
Définition des objectifs spécifiques pour chaque module de formation
Après avoir découpé la formation en modules, il s’agit de les scénariser en définissant les aspects suivants :
Scénarisation des séquences (Synopsis de la séquence)
Puis, vient la scénarisation des séquences où il convient de définir :
C’est souvent la première question des enseignants qui s’interrogent sur les formations à distance (comment développer des ressources numériques ? avec quels outils ? sur quelle plateforme ?). Il est cependant préconisé d’effectuer ces choix qu’une fois les choix pédagogiques précédents définis. Ce sont eux qui guideront la sélection de ressources externes ou la production des supports d’apprentissage intégrés au dispositif.
L’usage des médias numériques pour la formation introduira des questionnements jusque-là quasi inexistants lors de l’élaboration de contenus présentiels. La question des droits d’auteur par exemple est indispensable dès lors que des médias sont diffusés par le biais d’une plateforme que celle ci soit de type intranet ou extranet.
Enfin la prise en compte des problématiques de coûts, qualité et délais, entreront en compte pour choisir entre des ressources fortement interactives, celles suivant une ligne éditoriale ou des assemblages d’éléments hétérogènes prenant sens dans un dispositif global.
Les thèmes ci dessous permettront au chef de projet de s’interroger sur les meilleurs choix possibles :
Explorer les ressources existantes
Les courants du type « open courseware » et les projets de licence libres permettent aujourd’hui d’accéder à un nombre considérable de ressources de formation sur Internet.
Dans un projet de conception, ces ressources peuvent se révéler d’un intérêt réel pour les dispositifs en ligne. Plutôt que de redévelopper des ressources similaires ou proches, le concepteur pourra évaluer l’opportunité d’exploiter ces dernières pour se concentrer sur les activités d’apprentissages qui permettront de les mobiliser.
Utiliser des ressources externes suppose néanmoins :
Développer des ressources internes
Lorsqu’il s’avère souhaitable de développer des ressources propres, il devient nécessaire de mettre en place un processus de conception qui permettra de garantir l’adéquation à la demande dans le respect des délais et des coûts.
Ce processus doit mettre en jeu les phases suivantes :
1 - Une phase de spécification des ressources à produire :
A quoi va t elle servir ? Quel est le format attendu ? y a t il des contraintes particulières (en terme de durée, de diffusion, de protection d’accès, ..) ? S’inscrit t elle dans une ligne éditoriale ? Une charte graphique spécifique ?
En fonction de ces critères, il sera nécessaire d’étudier le coût et le processus de conception le plus adapté (conception interne ou prestation externe) et planifier la réalisation.2 – Un synopsis et une description de la structure
Une fois validée la ressource peut faire l’objet d’un bref descriptif qui permettra de clarifier tant son contenu que sa structure (résumé, chapîtrage,..) ce qui facilitera le travail de l’auteur ou des médiatiseurs.3 - Une scénarisation :
Celle ci peut prendre des formes très diverses.
Pour un contenu textuel il s’agit de mettre en œuvre une forme de scénarisation documentaire permettant de faciliter la lecture, le repérage des parties essentielles ou de valoriser les illustrations. Pour les vidéos, un scenario permettra de définir les plans séquences nécessaires au tournage et au montage. Quant aux animations multimédias elles seront basées sur des story-boards extrêmement détaillés qui permettront de développer toutes les formes d’interactivité attendues.
Pour des ressources plus complexes (comme les serious games ou les logiciels de simulation), il s’agit là de projets en tant que tels qui nécessiteront la mobilisation d’un équipe complète et une gestion à part entière.
La ressource étant spécifiée, il est alors nécessaire de produire le contenu (par l’auteur lui-même ou sous forme d’extraction). Là encore, selon la nature du média à produire plusieurs corps de métiers devront être mobilisés et il est alors nécessaire de gérer la production attendue comme un projet en tant que tel afin de garantir le respect des délais de conception et de production.4 - Une phase d’évaluation et de validation
La ressource créée doit faire l’objet d’une phase de relecture et de validation si possible par plusieurs personnes qui peuvent éventuellement étudier différents aspects de la ressource produite (contenu, fonctionnalités, charte graphique, ..).
Avant d’être validées, les ressources produites peuvent également être testées auprès d’un groupe pilote pour améliorer son ergonomie, ses fonctionnalités, etc.
Ces phases de test peuvent être organisées autour d’un prototype qui évoluera au fur et à mesure de la validation de certains éléments.
La dernière étape de conception est souvent prépondérante dans le bon déroulement de la formation. Lorsqu’elle est suffisamment étayée, elle facilite l’appropriation du dispositif par les étudiants et facilite le travail des équipes pédagogiques et administratives mobilisées.
La phase préparatoire à la mise en œuvre devra interroger tout le fonctionnement du dispositif :
Une fois clarifiés, ces éléments garantiront le bon fonctionnement du dispositif de formation à distance. Il sera nécessaire de négocier et d’organiser chaque processus avec l’ensemble des acteurs concernés pour s’assurer de leur bonne compréhension des rôles et des processus, ainsi que du temps de travail effectif nécessaire. Par exemple la définition du rôle et des fonctions du tutorat en ligne permettra d’atténuer les difficultés qui se présenteront aux formateurs ayant peu d’expérience en la matière.
Enfin à l’issue de la formation, une phase d’évaluation du dispositif (portant sur les contenus, l’organisation, les objectifs ..) adressée aux étudiants comme aux équipes pédagogiques et administrative internes permettra de rendre compte des points positifs et négatifs et d’engager une phase de réajustement de la formation visant à ré-agencer le dispositif en incluant les données récoltées. Cette phase de « déconception-reconception » est une partie intégrante et essentielle de la démarche projet pour la recherche d’une meilleure performance de ces dispositifs et l’amélioration des modèles qui les soutiennent.